新型コロナウイルスが国内に広がりそうな気配です。
政府は不要不急の外出を控えて人混みに出るなというお願いをしていますが、多くの人が集まるコンサートやイベントについては、各自で判断して欲しいということで、何がどうなったら危険なのかという判断基準が明らかになっていません。まずはその基準を自分たちで作る必要がありますがいろいろなしがらみの中で判断に迷うというのが実のところだと思います。本来なら政府が強制的に人がたくさん集まることを禁止すべきなのでしょうが、そこまで思い切ったこともできないようですから、各自が自分のところの事業継続化計画、いわゆるＢＣＰを作るしかないということになります。
参考になるのは、以前に新型インフルエンザ騒動があったときに多くの会社や機関が作ったものです。あの時は政府が基本となる指針や作成例の提示があって、それに従って作っていたと思いますので、もしも作っていたら探してみてください。感染症対策はさほど変わりませんので、過去のＢＣＰでも充分役に立つと思います。
もしそのときに作っていなかったとしても、ＢＣＰを作るのはそんなに難しくはありませんからご安心を。やることは「方針を決める」「困りごとと解決策を洗い出す」「優先度を決める」「時系列に整理する」というたったの４ステップです。
１．方針を決める
まずは今回の新型コロナウイルスに対する我が家我が社の方針を決めましょう。新型コロナウイルスが蔓延したときに我が家我が社がどのようになっているのが理想でしょうか。会社や組織で「人命優先」なら流行中は出社に及ばずでしょうし、「事業優先」なら何があっても出社して仕事をしろになるでしょう。おうちであれば「家族優先」なら家族がかかったときに誰が休んで世話をするかということになるでしょうし、「仕事優先」ならどこの誰にかかった家族を見てもらうのかを決めないといけないことになります。
いろいろと迷う部分はあると思いますが、ＢＣＰ設計の基準となるのは我が社我が家の方針です。ここがしっかりと決まっていると、さまざまなＢＣＰはその方針を元に決定できます。
２．困りごとと解決策の洗い出し
方針が決まったら、次は発生したときに起こりうる困りごとを洗い出し、その解決策を決めていきます。
例えば、いつもの仕入れ先が操業停止したら代わりの入荷先が確保できるのかや、家庭であれば子どもが発熱したとき、その子の世話をどうするかはあらかじめ決めておかないと揉める元になるでしょう。
予測される困りごとをどんどん書き出すわけですが、できれば困りごと一つを一枚の付箋に書いて何かに貼り付けていくとあとで時系列で整理するときに楽ができます。そして、困りごとが出きったら、同じように今度はその解決策を付箋に書き出してセットにしていきます。一つの困りごとに複数の解決策があることもあるでしょうし、逆に解決策がない場合もあるかもしれませんが、それでも構いません。
３．優先度の整理
ここまでできたら、後は方針に従って困りごと＋解決策の優先度を決めていきます。同じ優先度で真逆の行動というのがでてくるかもしれませんが、ここではとりあえずそれは無視しておきます。
事前の方針に矛盾するものは優先度が低くなりますし、事前の方針に密接に関係するものは優先度が高くなります。
４．時系列の整理
最後は、優先度の高い順に「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「どうしたら」「どうする」「どれくらい」「いくら」という５Ｗ２Ｈをはっきりとさせて時系列を整理していきます。同じ時期に同時に行わないといけない行動が出てくると思いますが、優先度が整理されているはずなので、優先度の高いものから処理していくようにします。
これで一応ＢＣＰが完成しました。できたものは関係者それぞれがそれを知っておくことが必要です。
普段の業務が忙しくてこんなものを作っている暇はないと言われる方も多いのですが、いざ非常事態に突入したとき、このＢＣＰを作っていないと作成に必要な時間よりもずっと多くの時間を非常事態対応に振り向けることになりますので、面倒くさがらずに作っておくことが大切です。また、一度定めたＢＣＰも状況に合わなければいくらでも修正はできます。作って使ってみて修正してまた使う。この繰り返しをすることで、ＢＣＰは生きてきます。
不謹慎だと思う方もいらっしゃると思いますが、こういうときでもないと誰も真剣にＢＣＰなど考えないと思いますから、この際一度あなたのＢＣＰを作ってみたらどうでしょうか？