自分がやるべきことと他人に任せることを決めておく

　災害が発生すると、災害対応で自治体や企業は通常の仕事とは異なる仕事が極端に増えます。
　そして災害が収まると、あちこちから来てくれる応援部隊や手伝ってくれるボランティアが復旧や復興に携わってくれることになります。
　人手が増えるのはありがたいことなのですが、その時に支援を受ける側が「自分たちでないと出来ない仕事」と「任せても大丈夫な仕事」の整理をしておかないと、せっかく来てくれた人達が遊んでしまう上に自分たちの仕事は増える一方という事態になってしまいます。
　平時に仕事の整理をしておくことで、支援してくれる人達に効率よく仕事がしてもらえ、自分たちも自分たちにしか出来ない仕事に集中できるというメリットを生むことができるのです。
　仕事の整理は「災害時・災害後になにをしなくてはいけないのかという仕事の洗い出し」と「自分たちでないと出来ないこと」「自分たちがやった方が効率がいいこと」「他の人に任せても大丈夫なこと」「他の人に任せた方が効率がいいこと」にわけて考えます。
　そして、任せる部分はマニュアルを作ってそれを見ればできるようにしておくこと、そして、任せるべき相手が決まっているのならその相手を交えて事前に練習をしておいたほうがよいでしょう。
　自治体の場合だと、例えば罹災証明書はその自治体の職員でないと基本は作成ができません。また、方言の強い地域では応援部隊が電話の内容を理解できない事態も発生しうるでしょうから、それらも被災自治体職員がやったほうが効率的かもしれません。
　逆に避難所の運営や物資の備蓄と配布、資機材の手配といった部分はマニュアルの整備と手順さえ決めておけば、自分たちでやらずに誰かにお任せした方が効率がいい場合が多いです。
　企業だと、会社の根幹に関わる部分は他人任せにできないとしても、インフラの復旧やお得意様先の機材の修理や更新手続き、物資の供給などは協力関係にある他社にお願いすることはできるはずです。
　物資の備蓄や配布といった作業は、普段から作業になれている運送屋さんやホームセンター等に任せた方がうまくいくでしょうし、被災者の安否確認は地元の自治会に任せるのも手です。
　「どこでだれに何をいつ任せるのか」を決めておいてお互いに了解していると、いざ災害が発生したときにさまざまなことが自動で動くことになり、自分たちはやらないといけないことに専念できます。
　いかに自動で物事が動くのかという仕組み作りをしておくことで、さまざまな人的・物的資源を上手に使うことができるのです。
　これは個人でも同じで、被災した後一人で被災家屋を片付けるのはかなり困難ですので、知り合いやボランティアにお片付けを手伝ってもらうのに、どこまで何をお願いするのかをあらかじめ決めておくと、入ってもらったときにすぐに作業にかかることが可能になり、復旧が早く行えます。
　仕事自体を何も情報無しで「丸投げ」では困ります信用をなくします。かといって、全部抱え込んだら精神的に持ちません。
　ポイントを押さえて、任せられる部分は全て応援部隊やボランティアにお任せしてしまう。
　そのことで、いち早い復旧と精神的な落ち着きを取り戻すことが可能です。
　破滅的な大災害で無い限り支援は必ず入ってきますので、受け入れるための準備を怠りなくしておきましょう。
　また、自治体や企業の場合、支援をしてくれる相手との支援協定を結んでおくことも大切です。